Чек-лист (брифинг) для внедрения CRM

Есть несколько причин, почему использование чек-листа для внедрения CRM важно:

• Структурирование процесса
• Минимизация пропусков и ошибок
• Контроль сроков и бюджета
• Улучшение коммуникации
• Документирование процесса

Что должно учитываться при внедрении CRM?

Общие данные о компании

При внедрении CRM важно иметь общие данные о компании, такие как ее название, отрасль, тематика. Эти сведения помогают понять, какая функциональность CRM нужна и какие данные следует в дальнейшем учитывать в Сделках, Контактах, Задачах. Они помогают адаптировать CRM под конкретные потребности компании, определить целевую аудиторию и интегрировать CRM с другими системами. В общем, эти данные являются основой для успешного использования CRM в бизнесе.

Какие отделы внедряются в работу CRM

Какие отделы внедряются в работу CRM? Это важно для определения, какая информация будет использоваться и какие бизнес-процессы будут автоматизированы. В дальнейшем, это поможет сделать CRM наиболее полезным и эффективным инструментом для всей компании.

Текущие инструменты

Фиксируем, какие инструменты уже используются в компании. Это нужно и важно знать для успешного внедрения CRM, так как это позволяет определить, какие данные и процессы можно интегрировать с CRM автоматически. Например, зная, на каких платформах работает сайт компании и какие инструменты используются для работы с клиентами (телефония, почта, чаты и социальные сети), можно настроить соответствующие интеграции. Также важно знать текущую CRM и ее версию, а также рекламные каналы и источники новых клиентов, чтобы оптимизировать процессы сбора и анализа данных в CRM.

Количество сотрудников, которые будут работать в CRM

Чтобы сделать оптимальную настройку и подобрать необходимое количество лицензий CRM системы, нужно знать количество сотрудников, которые будут непосредственно работать в CRM. Это позволяет выбрать подходящий тарифный план и учесть потребности всех пользователей. Также это помогает планировать обучение персонала и разработку процессов работы с CRM, чтобы система была эффективно использована всеми сотрудниками компании.

Необходимые интеграции

Знание необходимых интеграций с сайтом в CRM помогает собрать и анализировать данные о клиентах с разных источников. Например, интеграция с сайтом позволяет автоматически получать заявки с форм обратной связи, интеграция с телефонией - записывать и анализировать звонки, а с мессенджерами и онлайн-чатами - взаимодействовать с клиентами в реальном времени. Кроме того, интеграция со службами доставки и коллтрекингом помогает отслеживать и анализировать процесс доставки товаров, а сквозная аналитика продаж - оценивать эффективность маркетинговых каналов и конверсию.

Рабочая группа по внедрению CRM

Определить рабочую группу — список конкретных людей, участвующих в процессе внедрения CRM, одна из важнейших задач перед внедрением. Рабочая группа может включать в себя ответственного за внедрение на стороне клиента и членов группы, которые будут участвовать в процессе — РОП, ведущий менеджер, маркетолог, возможно бухгалтер или специалист со стороны производства. 

Это позволяет определить ключевых участников проекта и контактную информацию для эффективного взаимодействия. Также важно определить сотрудников, которые лучше всего знают ключевые процессы в компании, особенности работы с клиентами и умеют обучать других сотрудников. Это помогает использовать их знания и опыт для успешного внедрения и использования CRM.

Обучение после внедрения CRM

Составить план обучения после внедрения CRM — это еще один из важных шагов, который помогает подготовить сотрудников к использованию новой системы. Включает обучение топ-менеджмента, внедрение CRM в фокус-группу, очное и онлайн-обучение для всех пользователей CRM. Также важно разработать текстовые и видео инструкции для разных отделов и сотрудников, чтобы им было легче освоить работу с CRM.

Срочность внедрения

Дедлайны важны. Чтобы процесс внедрения не затянулся на долгие месяцы или даже годы, важно определить ключевые этапы и их сроки — в какой момент начнется тестовое использование CRM, сколько примерно займет обучение сотрудников и выход в полный рабочий цикл. 

Если в компании есть конкретные дедлайны по внедрению CRM, это однозначно поможет заранее спланировать и определить, когда необходимо достичь первых и стабильных результатов. Правильное планирование процесса внедрения и устанавливка приоритетов в работе над проектом в целом. 

Перспективы развития и планы

Знание перспектив развития и планов компании помогает учитывать будущие изменения при внедрении CRM. Это включает планы по запуску новых направлений работы или продажи продукции, открытию новых производств и филиалов, а также планы по продаже франшизы. Учитывая эти планы, можно настроить CRM таким образом, чтобы она могла эффективно поддерживать развитие компании в будущем.

 Скачать чеклист по внедрению CRM

В своей работе мы используем несколько разных документов, разработанных за годы внедрения CRM в компании из самых разных сфер. 

Например, полный документ, учитывающий множество факторов:

Скачать полный чеклист по внедрению CRM от компании Media Group

А так же мы активно используем краткую версию с обозначением самых ключевых вопросов, для составления калькуляции (стоимости внедрения CRM) и разработки ориентировочного плана внедрения: 

Скачать короткий чеклист для первичного аудита CRM системы