Доработка amoCRM для Work and Travel программ

О компании

IEC.ru - программы международного обмена студентами и культурного обмена с 1989 года. 

Исходные условия

На старте работ у клиента уже есть настроенная версия amoCRM, которой какое-то время пользовались. Настройка сделана опытными людьми, автоматизированы многие процессы, уже был настроен сервис Sensei.

В текущей конструкции работа внутри amoCRM для Дистанционного офиса была слабо организована. Все процессы и воронки были в основном настроены для обработки заказов в режиме Сайт + Коллцентр + Региональный офис, то есть с физическим посещением офиса.

Задача

Нам нужно было реализовать удобный, простой и понятный механизм работы для сотрудников Дистанционного офиса - туда попадают все заказы и заявки от студентов из регионов, где нет физического подразделения компании.

Одним из важных аспектов доработки функционала - интеграция АмоСРМ и Yclients, чтобы решить вопрос с онлайн-записью и выбором свободного времени для проведения консультаций с клиентом.

Настройка воронки продаж amoCRM

Изучив текущее положение дел внутри amoCRM, для решения задачи мы предложили сделать отдельную новую воронку, чтобы было легче отследить эффективность и удобство работы в новом ключе.

Задача новой воронки - первичный прием, информирование и консультирование клиентов, подписание документов на оформление по программе WAT, а так же получение первого взноса по программе. После этого - клиента передают в “другие руки”, для дальнейшего сопровождения, помощи с оформлениями виз и так далее.

Автоперевод клиента из текущей воронки в новую

При этом, входящие лиды настроены в главную воронку, которую мы пока не трогали - она осталась в том виде, в каком была настроена до нас. Но все источники, в том числе сайт и посадочные страницы - были интегрированы именно в главную воронку. В том числе, и часть лидов по нашей зоне ответственности.

Чтобы не усложнять жизнь клиенту поиском контактов подрядчика, который реализовывал интеграцию заявок с сайта, мы нашли способ отделить нужные нам заявки, и с помощью внутренних средств amoCRM настроили автоперенос их в нашу воронку.

Шаблоны писем в amoCRM и автоотправка информации

После попадания лида на стартовый этап новой воронки, реализована отправка промо-материалов для ознакомления с возможностями программ WAT. Для этого проделано:

• настроена работа с корпоративным почтовым ящиком;
• настроена работа с личным почтовым ящиком Дистанционного офиса;
• создано и настроено 7 шаблонов писем;
• загружены необходимые материалы в шаблоны писем.

YClients и amoCRM: онлайн-запись на консультацию

Для нашего заказчика было важно, чтобы сотрудник Дистанционного офиса мог самостоятельно указать режим и график работы, а клиент — в нужный момент смог увидеть - в какой день и в какой час он точно сможет получить консультацию нужного специалиста.

Клиенту понравились возможности сервиса YClients для поставленной задачи, туда уже завели сотрудников Дистанционного офиса. Нам оставалось синхронизировать всё это дело с процессами обработки клиента в amoCRM, чтобы оставалось как можно меньше ручной работы на каждом этапе.

Итоговый сценарий работы в АмоСРМ

В итоге мы реализовали такой сценарий:

1. Заявка с основного сайта IEC попадает в основную воронку amoCRM
2. Мы проверяем, если это заявка по тематике Work And Travel - перебрасываем карточку в новую воронку продаж для Дистанционного офиса (ДО)
3. В течение нескольких минут после этого отправляем рассылку с промо-материалами на электронную почту, указанную в заявке
4. ? кто меняет статус на запись?
   После этого сотрудник ДО меняет статус заявки на Запись на консультацию
5. Клиенту уходит автоматическое письмо, содержащее ссылку на Расписание сотрудников в Yclients.
6. Клиент переходит по ссылке в письме и выбирает для себя удобное время консультации (а даты и время консультаций - нужные специалисты задают сами через свои учетные записи в YClients), тем самым клиент видит актуальное свободное время
7. После записи - клиенту приходит уведомление о дате и времени назначенной онлайн-встречи. Это время соответственно бронируется и становится недоступным для записи других клиентов.
8. В АмоСРМ настроена обратная синхронизация с Yclients, чтобы видеть информацию о факте записи клиента на онлайн-встречу, а также дату, время и специалиста, ответственного за проведение встречи
9. После успешной записи на оформление - сотрудник ДО проводит “квалификацию” клиента, чтобы клиент точно пришел на назначенную встречу + уточняет ряд данных для проведения встречи с максимальной пользой для обеих сторон
10. После квалификации - проходит непосредственно онлайн-встреча в выбранное ранее время
11. По факту успешного проведения встречи, сотрудник ДО в Yclients отмечает, что клиент пришел на встречу и она успешно состоялась, эта информация уходит в amoCRM
12. АмоСРМ получает информацию об успешно проведенной встрече от Yclients, запускает автоматическую отправку письма с перечнем документов, необходимых для Оформления документов. 
13. Клиент записывается на Оформление (снова через календарь в Yclients)
14. По факту успешного Оформления - АмоСРМ снова получает информацию из Yclients и переводит клиента на этап Оплата первого взноса.

На этом работа воронки по нашему процессу завершается, клиента передают на дальнейшую поддержку специалистам, которые помогут собрать все необходимые документы для программы work and travel, проконсультируют по визовым вопросам и т.д.

Итог

Сотрудникам дистанционного офиса стало удобно работать и выполнять свою функцию.

Спустя квартал после внедрения данного решения, клиент обратился за помощью в настройке amoCRM для остальных программ Центра международного обмена.

“Мы хотим продолжать работать с вами) У вас найдется для нас место и время?