Разработка ERP системы для ювелирного производства

О компании

Российский бренд SUDAKOV производит запонки более 9 лет. В нашей мастерской около 300 моделей готовых запонок. К нам обращаются, когда ищут дорогой подарок и не хотят покупать банальные вещи.

Исходные условия

У клиента есть amoCRM, в которой работает отдел продаж. Нужно упростить связь отдела продаж с заказами на производство, учет выставленных и оплаченных счетов (любыми способами оплаты), движение товаров с производства на доставку и к клиенту, генерацию первичной документации, финансовый мониторинг для регулярной сверки по бухгалтерии (по всем источникам оплат), и управленческий учет. 

В идеале клиент хочет еще автоматизировать склад - процессы движения элементов, компонентов и частично-готовых изделий для производства по складу, для прогнозирования остатков, необходимости произвести заранее набор компонентов для дальнейшей ускоренной сборки и т.д.

Задача: разработать ЕРП систему для автоматизации и контроля работы ювелирного производства

ERP система — основные разделы:

1. Интерфейс для работы отдела производства
2. Выставление счетов и контроль приема оплаты от клиентов
3. Панель финансового мониторинга
4. Автогенерация товарных чеков
5. Расчет эффективности менеджеров
6. Склад и история движения материалов

О проекте

Данный проект реализовывался поэтапно, таким образом руководство компании успевало скорректировать требования относительно следующих модулей и разделов, а сотрудники имели возможность постепенно знакомиться с новыми функциями системы и быстро обучаться взаимодействию с ERP-системой.

Для реализации поставленных задач мы использовали собственные решения для автоматизации с доработкой необходимых функций.

Заказать IT-аудит, аналитику и автоматизацию бизнес-процессов

Наличие AmoCRM

Важной особенностью проекта было наличие внешней CRM-системы (AmoCRM), с которой происходит полная интеграция «в обе стороны» для всех процессов на каждом этапе производства и реализации заказа.

1. Раздел «Производство» в ERP-системе

Схема бизнес-процесса и технической цепочки в разделе Производство:

Раздел Производство представляет из себя список всех сделок, находящихся на производстве, а также подробную информацию по каждой из сделок с возможностью изменения внутренних статусов (восковка, фрезеровка, литье, шлифовка, сборка и т.п.).

Из АмоСРМ в Производство по каждой сделке передаются данные, необходимые для создания изделия: тип изделия в разрезе существующих коллекций, описание, состав материалов, внешний вид (картинка разработанного эскиза).

Фиксируется дата начала производства, дата необходимой сдачи изделия (дедлайн), дата фактического завершения работ с точностью до минут.

Разделение ролей в Производстве:

• заведующий производством, который имеет полный доступ к данной системе, с правом на изменения этапов производственных работ
• ювелир (мастер), имеет право на просмотр задач, которые ожидают выполнения с полным доступом к необходимой информации по данному изделию.

После выполнения заказа (создания изделия), зав.производством фиксирует сдачу заказа на Склад, устанавливая завершение работ по этой сделке в Производстве.

В этот момент происходит обратный обмен данными с AmoCRM, сделка автоматически переходит в статус Изделие готово, а ответственному менеджеру автоматически создается задача «Подготовить изделие к отправке клиенту».

Обмен данными AmoCRM с внешними системами

Таким образом, подсистема Производство позволяет оперативно обмениваться данными между разными отделами (отдел продаж и производственный цех), передавая в производство только самую необходимую информацию.

2. Раздел «Выставление счетов»

Полуавтоматическая система, которая служит для облегчения выставления счетов менеджерами (каждый заказ имеет разную стоимость и цена фиксируется менеджером по факту обсуждения деталей заказа с клиентом).

Схема процессов и связей в подсистеме Выставление счетов ERP-системы:

Таким образом, нужна удобная и простая возможность выставления счетов с уникальной суммой и описанием заказа, и быстрой передачей этих счетов клиенту для онлайн оплаты удобным способом.

Для каждой созданной сделки в АмоСРМ автоматически генерируется 2 уникальных ссылки на создание счетов.

После перехода по такой ссылке, менеджер может указать состав заказа, его описание и стоимость (в каждом конкретном случае заполняется своя информация).

После сохранения заказа, менеджер может скопировать ссылку на счет, и выслать ее клиенту.

Клиент при переходе по ссылке видит детальный состав заказа и стоимость, и переходит к выбору способа оплаты (всё это в авторском интерфейсе). После выбора способа оплаты (например, банковская карта), клиент попадает на специальную защищенную страницу Яндекс.Кассы, где вводит необходимые данные и производит оплату заказа.

После успешной оплаты, в подсистеме Выставления счетов происходит фиксация успешной оплаты.

Таким образом, менеджер всегда может увидеть, какие счета уже оплачены, а какие ожидают оплаты и по ним необходимо сделать контрольный звонок.

3. ERP система — раздел «Финансовый мониторинг»

Для оперативного отслеживания всех платежей по всем сделкам, а так же поиска платежей и ответственных менеджеров в случае возникновения спорных вопросов, была создана подсистема финмониторинга.

Также, данная подсистема позволяет оперативно производить бухгалтерские сверки данных в конце месяца по каждому источнику оплат и всем клиентам в целом общим накопленным итогом.

Все сделки, по которым в АмоСРМ менеджеры заполнили финансовую информацию, сразу попадают в панель финансового мониторинга (в режиме реального времени).

В ней есть возможность отследить: ответственного менеджера, клиента, общую сумму сделки, 1ю и 2ю оплату (предоплата и остаток), даты внесения оплат соответственно, а так же источник оплат.

Автоматически система выводит все данные за текущий календарный месяц, отдельно можно настроить фильтрацию по любому параметру: найти определенного клиента и транзакции по нему, выбрать все платежи за определенную дату, посмотреть сумму всех операций по конкретному менеджеру за определенный день или период времени.

4. Генерация товарных чеков

В момент, когда изделие готовится к отправке, менеджер должен распечатать 2 версии товарного чека – одна для вручения клиенту на руки, вторая — для курьера.

В момент смены статуса сделки в АмоСРМ на Отправка, в сделке автоматически генерируется уникальная ссылка на страницу с двумя товарными чеками. ERP система позволяет фиксировать всю необходимую информацию для клиента и курьера соответствующим образом.

Менеджеру остается вывести эту страницу на печать и передать курьеру упакованное изделие с документами.

5. ERP система — расчет эффективности работы менеджеров

На основе информации, зафиксированной в панели финансового мониторинга, система автоматически рассчитывает ключевые показатели эффективности по каждому из менеджеров за заданный промежуток времени.

Это, в первую очередь, Общая выручка и эффективность обработки заказов (конверсия из заявки в сделку).

На основе этих данных менеджерам начисляется ежемесячный бонус к заработной плате.

Также, в учетной записи каждого менеджера подгружаются данные по его эффективности при авторизации в ERP системе. Это позволяет менеджерам наглядно видеть свою эффективность в течение месяца.

Отдельно хочется отметить наличие сравнительного анализа за предыдущий период — эта опция позволяет быстро и наглядно понять какова динамика работы каждого конкретного менеджера.

6. Склад и история движения материалов

ERP система: подсистема Склад — создается с целью фиксации движений всех материалов, деталей, полуфабрикатов и готовых изделий внутри производства.

На данный момент, система склад находится на первичном этапе реализации, дальнейшего прототипирования и разработки.

Таким образом, ERP система позволяет «закрыть» необходимость знать когда и кому, в каком количестве были выданы те или иные материалы, на что они были израсходованы и в каком виде вернулись на склад (при этом рассчитываются допустимые потери при производстве).

Из реализованных вещей стоит обратить внимание на реализованный процесс фиксирования операции на складе: детализированный выбор типа изделия и подгружаемый перечень наименований выполнен в формате визуального соответствия.

Так же, информация подсистемы склад позволяет видеть объем производства каждого из сотрудников производства, оценивая их эффективность.

Отдельная возможность, которая открывается с внедрением данной системы — автоматически подсчитывать допустимые остатки по каждой позиции, и в определенных случаях создавать задачи на закупку недостающих или заканчивающихся материалов и элементов.

Краткие итоги

Для разработки данного проекта был выбран php-фреймворк Yii2, все функциональные модули созданы и функционируют именно на данной базе.

Различные разделы проекта выполнены с поддержкой адаптивности для удобного просмотра с мобильных устройств. Например, блок статистики по менеджерам нужен в постоянном доступе руководителю, таким образом он реализован с поддержкой адаптива.

В целом, на сегодняшний день мы можем смело сказать, что данная система позволяет значительно экономить время на обмен данными между разными отделами компании, а так же повышают эффективность за счет автоматизации рутинных процессов.

Руководитель проекта: Иван Заренков

Руководитель разработки: Константин Куцевалов

Разработчики: Денис Зражевский, Артем Клименко, Андрей Юрин

Консультант по организации складского хранения: Александр Лядский

Кейс написан в 2017 году, по состоянию на 2024 год ERP-система всё еще продолжает функционировать.