Внедрение amoCRM в агентство недвижимости Квартсервис

О компании

Квартсервис - крупнейшее агентство недвижимости в Омске.

Задача

Внедрить amoCRM в агентство недвижимости, отдел продаж расположен в Омске. Оцифровать базовые процессы в отделе продаж. Уйти от использования Excel таблиц.

Подробнее об услуге внедрения Амо СРМ под ключ

Построение воронки продаж

Сами процессы продаж у клиента выверенные годами практики. Удобно именно так, и никак иначе.

Выбираем, каким образом выстроить воронку - в одну цепочку или передавая сделку из одной воронки продаж в другую.

В итоге принимаем решение при внедрении amoCRM делать одну большую воронку продаж, включающую в себя все ключевые этапы и передавать сделку с одного ответственного на другого.

Прописываем все ключевые этапы, фиксируем где и какие обязательные действия необходимы. По ходу внедрения CRM состав этапов в воронке продаж агентства недвижимости несколько раз корректируется и уточняется.

Обязательность заполнения полей

В итоговой воронке продаж есть ключевые этапы (по которым затем будут формироваться KPI сотрудников), и промежуточные, которые нужны просто для текущей операционной работы с клиентом.

На ключевых этапах есть метрики, которые нельзя пропускать. Делаем настройки digital воронки, фиксируем обязательные поля, которые нужно заполнить при переходе на определенный этап.

Автоматические задачи

В AmoCRM реализован замечательный механизм авто-задач. Составляем типовые задачи (Подписать договор, Провести встречу, Показать объект и т.д.), и привязываем их автоматизацию к нужным этапам сделки.

В итоге у специалиста по недвижимости в нужный момент появится нужная напоминалка, сама по себе, без ручных действий. Останется только выполнить задачу, внести результат и нажать Выполнено.

Настройка карточки сделки и карточки контакта

Не самая сложная процедура, однако сделать нужно внимательно. Плотно поработали с руководителями и отделом маркетинга, чтобы в карточке сделки была вся минимально необходимая информация о сделке для каждого последующего этапа работы с клиентом.

Тестовое внедрение в одну группу

Для обкатки всех ключевых процессов и чтобы лучше подготовиться к общему релизу на всю компанию - выбрали одну группу из 6-7 человек с руководителем группы, чтобы они первыми попробовали в работе новую CRM систему, и дали обратную связь “с полей” - что мы забыли учесть.

В течение двух-трех недель собирали информацию от сотрудников и руководителя тест-группы. Внесли ряд не очень крупных, но очень важных корректировок в воронку продаж и карточку сделки.

Настал час Х, пришла пора перевода всего отдела продаж на новый формат работы.

Обучение ТОП-менеджмента

Весь процесс внедрения происходил с постоянным привлечением руководящего состава агентства недвижимости и отдела маркетинга. Таким образом, обучение для ТОП-менеджмента прошло наиболее просто - все в общих чертах уже были в курсе, что и где нужно делать.

Обучение сотрудников отдела продаж

Для скорейшего внедрения новой системы в работу компании, организовали конференц-обучение вживую в Омске в офисе компании. Нашей организацией была подготовлена подробная презентация новой системы ведения клиентов, описаны ключевые вопросы - как попасть каждому сотруднику, с какими разделами работать на постоянной основе, где и как фиксировать необходимую информацию в течение всей работы с клиентом.

Текстовые и видео-инструкции по работе в amoCRM

Помимо живой презентации новой CRM были подготовлены текстовые и видео-инструкции для всех ключевых уровней.

1. Инструкция для администратора, через которого проходят все входящие обращения в компанию - как принимать заявку, что фиксировать, где какие действия сотрудников пропускать (давать одобрение), где что блокировать и оперативно реагировать на возникающие трудности с ведением сделок.
2. Инструкция для сотрудника отдела продаж — как работать в amoCRM, какие данные в какой момент указывать (система и сама подскажет), какие задачи в какой момент времени ставить себе вручную и как работать с автоматическими задачами, чтобы все метрики были корректно учтены при подсчете KPI в конце месяца.
3. Инструкция для ТОП-менеджеров — какие данные смотреть в первую очередь, чтобы понимать, насколько эффективно работают сотрудники, какие пробелы после внедрения остались, где и кому нужно оперативно помочь лично.

3 месяца на интеграцию amoCRM в отдел продаж агентства недвижимости на 50+ человек

По итогу проделанной работы, всего через три месяца от начала взаимодействия, мы уже провели обучение для всей компании и приступили к этапу проектной поддержки клиента.

Поддержка и развитие

После внедрения подобных продуктов, обязательно в договор включаем такую позицию, как услуги по поддержке после внедрения.

Реальность всегда вносит свои коррективы, и даже после обкатки amoCRM на тестовой группе, когда мы перешли на работу всего отдела продаж - появились еще вещи, которые необходимо было оперативно скорректировать или донастроить.

Управленческий учет

Следующим этапом работы с компанией Квартсервис стало написание полноценной финансовой аналитики и управленческого учета, на базе данных, которые накапливал отдел продаж в amoCRM.

Штатная аналитика CRM сильно упростила и систематизировала работу самого отдела продаж. На следующем шаге работы с клиентом мы еще и облегчили получение нужных финансовых метрик в нужном разрезе — для руководителей высшего звена.

Итог

Всего за несколько месяцев мы организовали переход работы всего отдела продаж из 50+человек с Excel файлов на amoCRM.

У клиента появилась наглядная оцифрованная информация, поступающая в режиме реального времени, по которой стало достаточно легко искать нужные данные и метрики. Теперь можно формировать KPI сотрудников через внутренние фильтры amoCRM в несколько кликов.

После этого мы организовали еще и самописный управленческий учет.

А спустя пару-тройку лет, клиент вырос еще больше, и возможностей amoCRM стало уже недостаточно.

И нас снова позвали для выстраивания процесса работы с новым инструментом, и написанием новых, еще более сложных аналитических систем.

Об этом можно почитать в нашем другом материале — внедрение CRM Topnlab и система автоматизации бизнеса.